建立傳票

在主視窗按 [建立傳票] 或 F3 鍵, 或在傳票列表視窗按 [建立傳票] 或 [更改傳票] 鈕制, 可以記錄傳票, 如下圖:

如果是建立新的傳票, 傳票編號會由系統自動填上 (你可以在科目表設定設定開始值), 你亦可以自行更改, 你可以輸入建立傳票日期, 例如直接用鍵盤輸入 "31.12.2003", 就是輸入了 "31/12/2003" (你亦可以按箭咀選擇近期日期), 然後按 [Enter] 鍵, 再輸入備註, 然後按 [Enter] 或 [Tab] 鍵開始記帳. (日期輸入和顯示模式可以在 [微軟視窗-> 控制台 -> 地區選項] 設定).

在帳戶編號輸入帳戶的第一個數字, 系統就會自動到所屬的科目, 例如 '1' 顯示資產, '2' 顯示負債等. 你可以繼續輸入, 然後按 [Enter] 或 [Tab] 鍵, 或用滑鼠在科目表裡按帳戶兩下, 帳戶編號和名稱就會填在表格裡, 接著輸入摘要, 按 [Enter] 或 [Tab] 鍵, 輸入借項, 再按 [Enter] 或 [Tab] 鍵, 就可以輸入另一行帳目.

註: 為了提高輸入效率, 當輸入帳戶編號後, 上一行的 "摘要" 會自動複製到下一行. 另外, 在借項和貸項, 可以輸入 '+', 例如輸入 "123+234" 然後按 [Enter] 鍵, 系統會自動計出 357.

輸入摘要時, 你可以按 [常用摘要] 鈕, 或 F2 鍵, 就可以用滑鼠連續按摘要兩下, 或選擇一個摘要, 然後按 [選擇] 鈕. 你可以按 [加入摘要], [更改摘要] 或 [刪除摘要] 鈕加入新摘要, 更改或刪除已選擇的摘要. 另外, 你可以選擇一個摘要, 然後按 [移上摘要] 和 [移下摘要] 鈕更改摘要的顯示位置, 例如把最常用的摘要移到最上.

如果是貸項, 在借項欄不輸入任何數值, 按 [Enter] 鍵, 就可以輸入貸項, 如果借項總數比貸項大, 輸入貸項時, 貸項的數值會自動填上, 你可以使用這數值, 或自行修改.

如果你想刪除一行記錄, 你可以刪除這行的帳戶編號, 然後按 [Enter] 鈕, 就可以. 另外, 你也可以在表格行, 按滑鼠右鈕, 選擇在任何一行加入, 刪除, 複製或貼上一行.

當總借項和總貸項相等後, 你可以按 [存範本] 鈕制把這個傳票存下, 以後可以按 [用範本] 鈕制, 選擇這個範本使用, 節省以後輸入類似傳票的時間.

你可以按 [儲存] 鈕制儲存這傳票, 儲存後你可以記錄另一個傳票, 也可以按 [列印] 鈕制列印現時的傳票, 最後可以按 [關閉] 鈕制關閉這視窗. (如果你想把傳票輸出到 Excel, 可以按在列印傳票時, 按 [儲存] 鈕制.)

如果這傳票是一個應收帳, 收款帳, 應付帳付款帳, 在這裡是無法更改 ([儲存] 鈕制會變灰色) 的, 你必須在應收帳, , 應付帳付款帳裡更改.

系統一開始只會顯示八行帳目, 如果你需要記錄多些帳目, 你可以按 [擴充行數], 輸入新的行數.

你可以更改傳票的日期, 但系統禁止儲存在結帳前的日期.

如果每列的闊度太窄, 你可以自行更改, 詳細請看常見問題.

如果你不懂得會計, 可以查看如何使用這系統 , 這說明會給你一些示範, 你如何使用這系統.

傳票例子

這系統只有傳票, 所有現金收入傳票, 現金支出傳票, 轉帳傳票都是用傳票形式輸入, 以下是例子:

1) 用現金 $100 支付交通費:

帳戶編號
帳戶名稱
摘要
借項
貸項
1221 現金 員工 Enoch 出差交通費
100.00
6500 交通、膳食及娛樂 員工 Enoch 出差交通費
100.00

2) 用支票支付10,000租金:

帳戶編號
帳戶名稱
摘要
借項
貸項
1222 銀行支票 2003年10月份租金
10,000
6100 租金 2003年10月份租金
10,000

3) 用應付款項購買 40,000 存貨

帳戶編號
帳戶名稱
摘要
借項
貸項
2230 應付款項 發票1234 購買ABC貨品40件
40,000
1240 存貨 發票1234 購買ABC貨品40件
40,000

4) 用支票支付40,000應付款項

帳戶編號
帳戶名稱
摘要
借項
貸項
1222 銀行支票 發票1234 支票 23456
40,000
2230 應付款項 發票1234 支票 23456
40,000

5) 用應收帳款銷售 45,000 貨品, 成本 30,000.

帳戶編號
帳戶名稱
摘要
借項
貸項
1240 存貨 ABC貨品30件
30,000
5100 貨品成本 ABC貨品30件
30,000
4100 銷售收入 ABC貨品30件, 發票 2334
45,000
1230 應收帳款 ABC貨品30件, 發票 2334
45,000

6) 收取客戶 45,000 的應收帳款.

帳戶編號
帳戶名稱
摘要
借項
貸項
1230 應收帳款 發票2334 支票 43456
45,000
1222 銀行支票 發票2334 支票 43456
45,000

常見問題

問: 如果本公司每月5日出糧, 但這薪水是上月的支出, 如何記帳呢?
答: 可利用應付款項, 例如 31/5 建立借項工資薪金, 貸項應付款項, 到 5/6 才支付, 借項應付款項, 貸項銀行支票. 如果你管理每個員工和供應商的應付帳, 建議你使用應收付版, 如果你想列用系統列印支票, 你可以使用支票版.