在主視窗按 [採購貨品] 鈕制或F4鍵, 在列表 按 [加入] 鈕制可以加入一個採購訂單.
在採購貨品前, 如果還未設定任何的採購類別, 你需要按 [加入類別] 鈕建立類別, 然後輸入類別名稱, 付款方式, 例如"現金"或"支票", 和選擇是否現金類別, 然後按[儲存]儲存類別. 採購類別讓你設定多個不同的付款方式, 你也可以在供應商 預設供應商常用的採購類別.
(註: 因為現金管理功能, 系統採購類別可選擇 "現金類別", 如果選擇有現金類別的採購類別, 總採購金額會由現金管理扣除).
加入採購類別後, 你可以輸入貨品條碼進行入貨, 如數量不只一件,可用TAB鍵到數量位置鍵入數目, 然後按 [Enter] 鍵返回條碼欄, 輸入條碼就會以採購多個數量的貨品. 如果採購金額不是貨品預設的採購金額, 可以用 [加] 鈕輸入採購資料, 如果輸入錯誤, 可以用 [減] 鈕刪除.
如果你按 [加] 鈕, 輸入採購數量後, 你就可以更改存入數量. 例如你採購10件貨品, 但貨品不是即時到達, 你可以輸入存入數量為 0 (你可以在系統設定, 進銷頁, 選擇是否採購時存入, 如果選擇這選擇, 當你輸入採購數量, 然後按 [Enter] 鍵, 存入數量會改為採購數量, 否則就會為0). 等到貨品到達, 你可以更改採購資料, 然後更改存入數量 (如果採購資料的貨品全部到達, 你可以按 [全數存入]). 在採購列表, 你可以選擇 "未存入" 選項尋找未存入的採購資料.
採購貨品輸入完畢, 在貨品條碼欄, 不輸入任何字串, 按 [Enter] 鍵, 可以輸入供應商編號, 然後按 [Enter] 鍵, 或按 [選擇供應商] 鈕尋找和選擇供應商 (用滑鼠連續按表格內資料兩次), 選擇採購類別, 按[Enter], 最後按 [儲存] 鈕就完成採購.
你可以一次輸入多個不同的貨品, 然後按 [列印] 鈕列印採購訂單.
備註: 表格內的字型大小, 可以按[系統設定 -> 收據 -> A4 收據 -> 表格設定] 中的 [A] 鈕選擇.
由版本 4.8 開始, 採購貨品功能加入一個新功能, 讓你可以選擇這採購單貨品的採購價格, 作為那一個銷售單的成本價. 例如你是零售電器店舖, 很多時你會先輸入銷售單, 再輸入採購單, 但銷售時, 系統會把貨品的平均價格當為成本價, 在採購時, 才能知道貨品的實際採購價格, 所以系統在採購單介面, 讓你按 [選擇銷售] 鈕選擇銷售單, 銷售單的成本價就會使用採購單的採購價.
這個系統一個還大一個特別功能, 讓你在短時間內輸入你貨品和採購資料. 當你輸入貨品條碼後, 如果系統找不到條碼, 系統讓你即時加入貨品資料. 以下是一個例子.
經營漫畫銷售的店舖老闆想要一個方便的系統管理銷售, 他執行了這個系統, 立即用[採購貨品] , 把同一個類別 "漫畫A" 輸入, 首先加入一個採購類別, 然後輸入條碼, 系統會顯示加入貨品視窗 , 他加入一個類別, 單位, 和其他資料, 然後按[儲存], 一個貨品會加入, 也會加入在採購中. 當他輸入另一個條碼, 上一次輸入的資料, 如類型, 單位, 採購和銷售金額可以重用, 因為他覺得貨品名稱可以暫時用條碼代替, 之後有時間再輸入, 所只需要按[Enter]就可以加入. 他不想每次都要按[Enter]加入, 選擇 "下次自動加入". 這個功能幫助他快速地輸入店舖所有資料, 只要用條碼器掃描店舖的貨品, 就可以開始經營, 也可以點算店舖內各貨品的庫存量, 十分方便.