在主視窗按 [科目表設定] 鈕制或 F2 鍵, 你就可以設定公司會計系統的各帳戶. 這個程式把 1 資產, 2 負債, 3 股本, 4 收入, 5 成本, 6 支出, 7 其他收入和 8 其他支出分別設計在八個頁裡, 帳戶編號的第一個數字代表帳戶所屬於的科目, 例如 '1' 代表資產, '2' 代表負債等, 如下圖:
你可以選擇一頁, 然後選擇一個帳戶, 再按 [加入帳戶] 鈕制, 就可以在已選擇的帳戶加入一個子帳戶.
加入一個帳戶時, 帳戶編號會自動產生, 你可以用這個編號, 或自行更改, 然後按 [Enter]鍵, 帳戶編號的第一個數目必須跟它的主帳戶 (科目）一樣, 為了方便管理, 建議使用是四個數字, 輸入帳戶名稱, 然後按 [儲存] 鍵制建立一個新帳戶, 帳戶顯示的位置會根據帳戶編號自動排列, 你也可以用拉放功能 (Drag and Drop) 更改帳戶的位置.
2008版加入了帳戶代碼, 在建立傳票時, 在帳戶編號欄輸入帳戶代碼, 按[Enter], 就能快速地找出帳戶.
你可以按 [刪除帳戶] 或 [更改帳戶] 鈕制刪除或更改帳戶, 如果你更改帳戶的編號和名稱, 所有傳票也會自動更改, 最後按 [儲存] 鈕制儲存, 返回主視窗.
如果一個帳戶有傳票記錄, 是無法刪除, 你可以先選擇這個帳戶, 然後按 [轉移帳戶], 把所有這帳戶的所有傳票移到另一個帳戶, 就可以刪除帳戶. 另外, 這個系統只可以移動在結帳後的傳票, 如果你想移動結帳前的傳票, 你必須取消結帳.
會計開始日期是指傳票查詢, 損益表或試算表的預設開始日期, 傳票編號開始是建立傳票時自動編號的開始, 你可以選為1或其他數值 (必須在 0 和 2147483647 之間).
金額小數位: 這是一位台灣客戶要求的功能, 可讓客戶設定金額的小數位, 例如台幣不需要小數位, 可以設定為0 (預設為2). 如果客戶更改小數位為0, 但有傳票金額的小數位是一或二, 系統會顯示哪個傳票, 及不能更改設定. 用戶必須更改所有有小數位金額的傳票, 才可以更改小數位.
傳票列表排序和列出數量: 你可以設定傳票列表功能的資料排序方式和列出傳票數量 (預設為倒序和1000).
傳票簽署選項, 是當你在建立傳票, 按 [列印] 後, 是否列印簽署. 如果你選擇這個選項, 列印傳票時會列印簽署, 方便你在傳票上簽署.
當沒有任何的傳票時, 你可以按 [開始值設定] 鈕制, 根據你的資產負債表, 把每個帳戶的開始數值輸入. (這功能與你獨立建立一個傳票的結果一樣, 只是自動填入資產負債表內有關的帳戶, 節省你輸入的時間)
例如貴公司已有舊的資產負債表和損益表, 假設你2003年5月才使用這系統, 你想由2003月4月1開始貴公司的會計, 你可以設定會計開始日期為2003年4月1日, 傳票編號開始為2003040001, 然後按 [開始值設定] 鈕制 (必須沒有任可傳票才可以使用這鈕制), 根據你的資產負債表, 把每個帳戶的開始數值輸入, 建立一個傳票. 接著, 把4月份的收入和支出, 逐個傳票輸入就可以. 到了5月份, 你可以到科目表設定, 設定傳票編號開始為2003050001 (如果你想用年月日為傳票編號), 然後輸入5月份的傳票.
如果你不懂得會計, 可以查看如何使用這系統 , 這說明會給你一些示範, 教你如何使用這系統. 如果你是用進銷存版, 可以查看會計系統(進銷存版)示範.
問: 預先收取的定金, 應該加入那一個科目呢?
答: 客戶預先支付給你的定金是一項負債, 可以在流動負債加入一個 "預收定金" 子帳戶 .