MemDB會計系統 (進銷存版) 示範

自從MemDB出會計系統總帳版, 應收付版和支票版後, 獲得到很多公司的支持, 現在本公司再推出另一個版本 (進銷存版), 為一些中小貿易公司, 提供一個簡單的進銷存和會計合一的系統, 管理公司的庫存量和會計 (按此下載).

為了節省使用者學習這系統的時間, 現在提供一個示範, 建議你先跟蹤以下步驟輸入學習, 當你完成這個示範, 你可以把MemAcc.mem檔案刪除, 重新開始你公司的帳目.

假設貴公司是經營貨品銷售是MemDB會計系統各版本, 向供應商MemDB購買系統, 然後銷售給客戶. 以下是設定開始會計的步驟.

當你首次執行這個系統時, 第一個視窗是這個系統的主視窗, 顯示出這系統的主要功能,

第一步 (建立貨品資料)

在主視窗目錄選擇 [庫存] -> [貨品] 或 按 [Ctrl+D] 鍵, 就可以使用貨品列表, 在列表按 [加入] 鈕可以建立一個貨品記錄.

加入貨品前, 你需要設定貨品的類別, 按[加入類別] 鈕制, 然後輸入類別名稱, 首字串和自動編號, 例如你可以設定一個"會計系統"的類別, 首字串是"ACC"和自動編號是"1", 首字串和自動編號是用作設定貨品編號, 例如你加入一個"會計系統"的貨品時, 貨品編號就會自動設為ACC1, 下一個是ACC2, 如此類推.

選擇貨品類別後, 按 [加入單位] 加入一個貨品單位, 例如 "套", 然後輸入貨品名稱 "MemDB會計系統 (總帳版)" 和其他資料.

貨品的採購價格為貨品採購時的預設價格, 例如300, 當採購時你可以更改不同採購價格, 系統會用平均值為貨品的成本價. 輸入銷售價格為500.

會計關連帳內, 你可以設定貨品的會計關連帳, 存貨資產帳是指當採購貨品後, 存貨金額會反映在這設定帳內. 銷售成本帳是指銷售貨品後, 成本金額會反映在這設定帳內. 銷售收入帳是指銷售貨品後, 收入金額會反映在這設定帳內.

最後按 [儲存] , 就可以建立一個貨品. 如此方式, 你可以輸入MemDB會計系統 應收付版 (採購價格為 700, 銷售價格為1000), 支票版(採購價格為 1000, 銷售價格為1500)和進銷存版 (採購價格為 1200, 銷售價格為2000)貨品. 完成後按 [關閉] 鈕返回主視窗.

第二步 (存貨更正)

當你建立貨品資料後, 貨品的庫存是零的, 假設你會計開始時的庫存, 每一個貨品的庫存量是10套, 你需要用以下的方式建立存貨更正記錄, 更改貨品的期初存量.

在主視窗目錄選擇 [庫存] -> [存貨更正], 就可以使用存貨更正列表, 在列表按 [加入] 鈕可以建立一個存貨更正記錄.

要輸存貨更正, 首先輸入貨品編號, 然後按 [Enter] 鍵, 或按 [選擇貨品] 鈕尋找和選擇貨品 (用滑鼠連續按表格內資料兩次).

輸入加減數量, 如果是減少, 你可以輸入負數, 如果是增加, 你可以輸入正數 (例如10), 然後按 [Enter] 鍵, 再輸入會計帳戶編號, 然後按 [Enter] 鍵, 帳戶名稱就會顯示在旁. 示範會輸入 "2210", 然後按 [Enter] 鍵, 把相對的貸項加入在 "股東往來" 帳戶.

最後按 [儲存] 鈕儲存存貨更正記錄, 貨品的庫存就會增加10套.

如此方式, 輸入其他貨品的期初存量.

用存貨更正功能不能記錄向誰採購期初存量的貨品, 如果你想記錄這些資料, 除了用存貨更正功能, 你可以用第三步和第四步.

第三步 (建立供應商資料)

在主視窗目錄選擇 [應收帳] -> [供應商], 或在主視窗按 [Ctrl+S] 鍵, 在列表 按 [加入] 鈕制可以加入一個供應商.

加入供應商前, 你需要設定供應商的類別, 按[加入類別] 鈕制, 然後輸入類別名稱, 首字串和自動編號, 例如你可以設定一個 "程式設計" 的供應商類別, 首字串是" SOFT"和自動編號是"1", 首字串和自動編號是用作設定供應商編號, 例如你加入一個"程式設計"的供應商時, 供應商編號就會自動設為SOFT1, 下一個是SOFT2, 如此類推.

選擇供應商類別後, 輸入供應商名稱 (例如MemDB)和其他資料 , 然後按 [儲存] , 就可以建立一個供應商.

每個供應商都可以選擇一個 "應付帳戶", 在建立應付帳付款 時, 自動使用這個帳戶入帳.

第四步 (採購貨品)

在主視窗目錄選擇 [庫存] -> [採購] -> [建立], 或在主視窗按 [Ctrl+H] 鍵, 就可以建立一個採用記錄.

要輸入採購訂單, 首先輸入供應商編號, 然後按 [Enter] 鍵, 或按 [選擇供應商] 鈕尋找和選擇供應商 (用滑鼠連續按表格內資料兩次).

你可以按 [加] 鈕輸入採購資料, 如果輸入錯誤, 可以選擇資料, 按 [減] 鈕刪除或按 [改] 鈕更改. 你可以一次輸入多個不同的貨品, 例如用供應商採購每個系統5套 (總數量: 20, 總金額 $16,000), 然後按 [列印] 鈕列印採購訂單. 最後按 [儲存] 鈕就完成採購.

第五步 (付款給供應商)

當你建立了採購訂單後, 總金額會自動加入會計的應付款內, 當你需要付款時, 你可以用以下步驟輸入付款記錄:

在主視窗目錄選擇 [應付帳] -> [付款] -> [建立], 或在主視窗按 [Ctrl+P] 鍵, 就可以建立一個付款記錄.

建立一個傳票 , 傳票編會由系統自動填上. 你可以輸入傳票建立日期和備註, 在 供應商編號 欄輸入供應商編號, 然後按 [Enter] 鍵, 或按 [尋找] 鈕尋找供應商, 用滑鼠連續按供應商兩下選擇, 輸入摘要, 這是應付帳戶的摘要, 然後再按 [Enter] 鍵.

這時你需要輸入付款的各款項, 例如用 1222 銀行支票 帳戶支付供應商金額 $16,000, 在帳戶編號欄輸入 1222, 按 [Enter], 輸入摘要, 按 [Enter], 輸入金額 $16,000, 再後按 [儲存] 鈕, 就完成了一個付款記錄, 由 "1222 銀行支票" 支付 $16,000.

大部份的付款, 會在資產科目的銀行帳戶裡, 所以開始時系統會自動顯出資產頁, 你可以用滑鼠連續按在資產帳戶兩下, 可節省輸入帳戶編號的時間.當你建立了這個付款記錄後, 這供應商的應付總金額就會淢少 $16,000. 這金額也會在即時反映在總帳裡, 你可以到傳票查詢.

第六步 (建立客戶資料)

在主視窗目錄選擇 [應收帳] -> [客戶], 或在主視窗按 [Ctrl+C] 鍵, 在列表 按 [加入] 鈕制, 可以加入一個客戶.

加入客戶前, 你需要設定客戶的類別, 按[加入類別] 鈕制, 然後輸入類別名稱 (例如基本客戶,貴賓客戶,金哠客戶等) , 首字串 (如BASIC,VIP,GOLDVIP等) 和自動編號.

選擇客戶類別後, 輸入客戶名稱和其他資料 , 然後按 [儲存] , 就可以建立一個會員.

每個客戶都可以選擇一個 "應收帳戶", 在建立應收帳收款 時, 自動使用這個帳戶過帳.

第七步 (銷售貨品)

在主視窗目錄選擇 [庫存] -> [銷售] -> [建立], 或在主視窗按 [Ctrl+E] 鍵, 就可以建立一個銷售記錄.

要輸入銷售訂單, 首先輸入客戶編號, 然後按 [Enter] 鍵, 或按 [選擇客戶] 鈕尋找和選擇客戶 (用滑鼠連續按表格內資料兩次).

你可以按 [加] 鈕輸入銷售資料, 如果輸入錯誤, 可以選擇資料, 按 [減] 鈕刪除或按 [改] 鈕更改. 你可以一次輸入多個不同的貨品, 例如每個系統銷售一套 (總數量:4, 總金額 $5,000), 然後按 [列印] 鈕列印銷售訂單. 最後按 [儲存] 鈕就完成銷售.

第八步 (向客戶收款)

當你建立了銷售訂單後, 總金額會自動加入會計的應付款內, 當客戶支付款後, 你可以用以下步驟輸入收款記錄:

在主視窗目錄選擇 [應收帳] -> [收款] -> [建立], 或在主視窗按 [Ctrl+R] 鍵, 就可以建立一個收款記錄.

類似建立一個傳票 , 傳票編會由系統自動填上. 你可以輸入傳票建立日期和備註, 在 客戶編號 欄輸入客戶編號, 然後按 [Enter] 鍵, 或按 [尋找] 鈕尋找客戶, 用滑鼠連續按客戶兩下選擇, 輸入摘要, 這是應收帳戶的摘要, 然後再按 [Enter] 鍵.

這時你需要輸入收款的各款項 (輸入用哪一個銀行帳戶收款), 如在客戶支付支票, 你會用 1221 銀行儲蓄, 存入支票金額 $5,000, 在帳戶編號欄輸入 1221, 按 [Enter], 輸入摘要, 按 [Enter], 輸入金額 $5,000, 再後按 [儲存] 鈕, 就完成了一個收款記錄, 由 "1221 銀行儲蓄" 收取 $5,000.

大部份的收款, 會在資產的科目, 銀行帳戶裡, 所以開始時系統會自動顯出資產頁, 你可以用滑鼠連續按在資產帳戶兩下, 可節省輸入帳戶編號的時間.

第九步 (核對資產負債表)

這個步驟可以在第一步前, 第二步後或在第八步後做, 目的是要令到系統的資產負債表和貴公司舊有的資產負責表一樣. 以下是每個步驟的設定方法:

第一步前: 在輸入任何貨品, 採購和銷售前, 可以用總帳版的方法, 在輸入任何傳票前, 在主視窗按 [科目表設定] , 按 [開始值設定] 鈕制, 根據你的資產負債表, 把每個帳戶的開始數值輸入, 但建議 存貨, 應收帳款應付款項 輸入0, 然後開始以上第一步和第二步, 再核對系統的資產負責表, 等到和貴公司的資產負責表一致 (除了應收帳款和應付款項), 採購和銷售.

第二步後: 可輸入所有貨品和用存貨更正功能輸入貨品的期初存量, 再根據你的資產負債表, 建立新的一個傳票, 把每個帳戶的開始數值輸入, 但建議 應收帳款應付款項 輸入0, 再核對系統的資產負責表, 等到和貴公司的資產負責表一致 (除了應收帳款和應付款項), 才開始採購和銷售.

第八步後: 可輸入所有貨品和用存貨更正功能輸入貨品的期初存量, 完成所有採購和銷售記錄, 再根據你的資產負債表, 建立新的一個傳票, 把每個帳戶的開始數值輸入, 再核對系統的資產負責表, 直至和貴公司的資產負責表一致, 才開始貴公司的會計.

當你完成這個示範, 你可以把MemAcc.mem檔案刪除, 重新開始你公司的帳目.