在主視窗按 [建立傳票] 或 F3 鍵, 或在傳票列表視窗按 [建立傳票] 或 [更改傳票] 鈕制, 可以記錄傳票, 如下圖:
如果是建立新的傳票, 傳票編號會由系統自動填上 (你可以在科目表設定設定開始值), 你亦可以自行更改, 你可以輸入建立傳票日期, 例如直接用鍵盤輸入 "31.12.2003", 就是輸入了 "31/12/2003" (你亦可以按箭咀選擇近期日期), 然後按 [Enter] 鍵, 再輸入備註, 然後按 [Enter] 或 [Tab] 鍵開始記帳. (日期輸入和顯示模式可以在 [微軟視窗-> 控制台 -> 地區選項] 設定).
在帳戶編號輸入帳戶的第一個數字, 系統就會自動到所屬的科目, 例如 '1' 顯示資產, '2' 顯示負債等. 你可以繼續輸入, 然後按 [Enter] 或 [Tab] 鍵, 或用滑鼠在科目表裡按帳戶兩下, 帳戶編號和名稱就會填在表格裡, 接著輸入摘要, 按 [Enter] 或 [Tab] 鍵, 輸入借項, 再按 [Enter] 或 [Tab] 鍵, 就可以輸入另一行帳目.
2008版在科目表設定加入帳戶時, 可以設定帳戶代碼, 在帳戶編號欄輸入帳戶代碼, 按[Enter], 就能快速地找出帳戶.
註: 為了提高輸入效率, 當輸入帳戶編號後, 上一行的 "摘要" 會自動複製到下一行. 另外, 在借項和貸項, 可以輸入 '+', 例如輸入 "123+234" 然後按 [Enter] 鍵, 系統會自動計出 357.
輸入摘要時, 你可以按 [常用摘要] 鈕, 或 F2 鍵, 就可以用滑鼠連續按摘要兩下, 或選擇一個摘要, 然後按 [選擇] 鈕. 你可以按 [加入摘要], [更改摘要] 或 [刪除摘要] 鈕加入新摘要, 更改或刪除已選擇的摘要. 另外, 你可以選擇一個摘要, 然後按 [移上摘要] 和 [移下摘要] 鈕更改摘要的顯示位置, 例如把最常用的摘要移到最上.
如果是貸項, 在借項欄不輸入任何數值, 按 [Enter] 鍵, 就可以輸入貸項, 如果借項總數比貸項大, 輸入貸項時, 貸項的數值會自動填上, 你可以使用這數值, 或自行修改.
如果你想刪除一行記錄, 你可以刪除這行的帳戶編號, 然後按 [Enter] 鈕, 就可以. 另外, 你也可以在表格行, 按滑鼠右鈕, 選擇在任何一行加入, 刪除, 複製或貼上一行.
當總借項和總貸項相等後, 你可以按 [存範本] 鈕制把這個傳票存下, 以後可以按 [用範本] 鈕制, 選擇這個範本使用, 節省以後輸入類似傳票的時間.
你可以按 [儲存] 鈕制儲存這傳票, 儲存後你可以記錄另一個傳票, 也可以按 [列印] 鈕制列印現時的傳票, 最後可以按 [關閉] 鈕制關閉這視窗. (如果你想把傳票輸出到 Excel, 可以按在列印傳票時, 按 [儲存] 鈕制.)
如果這傳票是一個應收帳, 收款帳, 應付帳或付款帳, 在這裡是無法更改 ([儲存] 鈕制會變灰色) 的, 你必須在應收帳, 收款帳, 應付帳或付款帳裡更改.
系統一開始只會顯示八行帳目, 如果你需要記錄多些帳目, 你可以按 [擴充行數], 輸入新的行數.
你可以更改傳票的日期, 但系統禁止儲存在結帳前的日期.
如果每列的闊度太窄, 你可以自行更改, 詳細請看常見問題.
如果你不懂得會計, 可以查看如何使用這系統 , 這說明會給你一些示範, 你如何使用這系統.
這系統只有傳票, 所有現金收入傳票, 現金支出傳票, 轉帳傳票都是用傳票形式輸入, 以下是例子:
1) 用現金 $100 支付交通費:
帳戶編號
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帳戶名稱
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摘要
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借項
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貸項
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1221 | 現金 | 員工 Enoch 出差交通費 |
100.00
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6500 | 交通、膳食及娛樂 | 員工 Enoch 出差交通費 |
100.00
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2) 用支票支付10,000租金:
帳戶編號
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帳戶名稱
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摘要
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借項
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貸項
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1222 | 銀行支票 | 2003年10月份租金 |
10,000
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6100 | 租金 | 2003年10月份租金 |
10,000
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3) 用應付款項購買 40,000 存貨
帳戶編號
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帳戶名稱
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摘要
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借項
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貸項
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2230 | 應付款項 | 發票1234 購買ABC貨品40件 |
40,000
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1240 | 存貨 | 發票1234 購買ABC貨品40件 |
40,000
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4) 用支票支付40,000應付款項
帳戶編號
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帳戶名稱
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摘要
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借項
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貸項
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1222 | 銀行支票 | 發票1234 支票 23456 |
40,000
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2230 | 應付款項 | 發票1234 支票 23456 |
40,000
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5) 用應收帳款銷售 45,000 貨品, 成本 30,000.
帳戶編號
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帳戶名稱
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摘要
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借項
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貸項
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1240 | 存貨 | ABC貨品30件 |
30,000
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5100 | 貨品成本 | ABC貨品30件 |
30,000
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4100 | 銷售收入 | ABC貨品30件, 發票 2334 |
45,000
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1230 | 應收帳款 | ABC貨品30件, 發票 2334 |
45,000
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6) 收取客戶 45,000 的應收帳款.
帳戶編號
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帳戶名稱
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摘要
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借項
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貸項
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1230 | 應收帳款 | 發票2334 支票 43456 |
45,000
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1222 | 銀行支票 | 發票2334 支票 43456 |
45,000
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問: 如果本公司每月5日出糧, 但這薪水是上月的支出, 如何記帳呢?
答: 可利用應付款項, 例如 31/5 建立借項工資薪金, 貸項應付款項, 到 5/6 才支付, 借項應付款項,
貸項銀行支票. 如果你管理每個員工和供應商的應付帳, 建議你使用應收付版, 如果你想列用系統列印支票, 你可以使用支票版.