如何使用MemDB會計系統 (總帳版)

17 一月 2020 / By memdb

如果你是剛剛創業, 或是中小企業老闆, 不想花費太多金錢僱用一個會計師, 就需要學習這個系統, 自行管理自已的財務. 如果你不懂得會計, 這篇文章和這個程式一定可以幫助你, 使你在很短時間內, 為你自己公司完成 資產負債表損益表 , 加深你對財務的認識. 就算你是一個普通的僱員, 這個系統也是非常值得學習, 你也可以為自己或家庭做一個簡單資產負債表和損益表, 管理自己的財務 (可以閱讀 如何製作個人財務報表 一篇文章) . 如果你還未下載, 可以先 下載試用

(註: 建議你開始時先跟蹤以下步驟輸入學習, 當你完成這個示範, 你可以把MemAcc.mem檔案刪除, 重新開始你公司的帳目.)

當你首次執行這個系統時, 第一個視窗是這個系統的主視窗, 顯示出這系統的主要功能, 這篇文章會把每一個功詳細解釋, 所以你只要跟隨著這裡每一個步驟學習, 很快就學懂如何使用這系統.

第一步

按 [科目表設定] 鈕制.

這裡設定你公司的所有會計帳戶, 總共分為八個大科目, 了解這些科目可以令你更容易了解如何記帳:

(1) 資產: 公司所有的資產, 通常再分為固定資產和流動資產, 固定資產是一些較不容易轉化為現金的資產, 例如辦公室設備, 流動資產是一些一年內可以轉化為現金的資產, 如銀行戶口或存貨.

(2) 負債: 公司需要償還的債項, 一年以上的債項叫長期負債, 其他都是流動負債.

(3) 股本: 公司所有的投資金額和累積盈餘.

這三個科目就組成資產負債表.

(4) 收入: 公司營業內的收入.

(5) 成本: 公司經營所需要的直接成本.

營業毛利 = 收入 – 成本

(6) 支出: 公司營業費用.

營業利益或損失 = 營業毛利 – 支出.

(7) 其他收入: 營業外收入, 公司經營以外活動所賺的收入, 例如利息收入.

(8) 其他支出: 營業外支出

淨損益 = 營業利益或損失 + 其他收入 – 其他支出

(4) 至 (8) 科目組成損益表.

明白這八個科目, 使你更容易明白資產負債表和損益表. 沒有任何記帳的時候, 你可以任意設定這些帳戶, 但每個帳戶的帳戶編號必須由科目的數字開始, 例如資產帳戶的編號必須是由 1 開始, 沒有二個帳戶編號是相同.

雖然這個系統沒有限制你設定帳戶的層數, 但建議你最好設定在四層以內, 數字也接著, 方便管理, 例如:

1000 資產 —> 1100 固定資產 —> 1110 辦公設備 —> 1111 辦公室設備成本

你可以根據你公司的業務更改這些帳戶和層數, 例如要在固定資產加入一個子帳戶, 可以先用滑鼠選擇固定資產, 然後按 [加入帳戶] 鈕制, 輸入子帳戶資料, 就可以在固定資產下加多一層子帳戶.

當完成所有帳戶後, 你可以按 [儲存] 儲存更改, 然後返回主視窗. (詳情可查看 科目表設定 )

第二步

就是輸入傳票, 記錄你公司的所有交易. 如果你是舊公司, 已有舊的資產負債表, 你可以建立一個傳票, 根據你的資產負債表, 把每個帳戶的開始數值輸入. 另一個簡單的方法可在科目表設定, 按 [開始值設定] 鈕輸入每一個帳戶的開始值. 如果你是中途使用這系統, 損益表內的帳戶也需要建位一個傳票把每個帳戶的開始數值輸入. 以下例子是假設建立新公司, 首個年度的會計.

在主目錄按 [建立傳票] 鈕制, 開始你公司的第一個交易.

例如你公司剛成立, 也為公司開設一個銀行戶口, 你第一個交易就是把所有股東的股資金額 (公司註冊資金) 存放到這銀行戶口, 當你按[建立傳票] 鈕後, 一個視窗就會顯示, 在視窗的上部份你可以看到八個科目, 你的銀行戶口是在資產的一頁, 你可以用滑鼠連續按銀行儲蓄兩下, 這個銀行帳戶就會自動加入傳票裡, 然後你輸入摘要, 按 [Enter] 鍵, 在借項欄裡輸入存款的金額, 按 [Enter] 鍵, 游標就會跳到下一個記帳, 這時你可以在股本頁裡, 用滑鼠連續按這在投資金額帳戶兩下, 在貸項欄輸入相對的金額, 令總借項和總貸項金額相等, 就可以按 [儲存] 鈕制儲存這個交易, 例如:

傳票編號: 1 備註: 公司註冊資金

帳戶編號
帳戶名稱
摘要
借項
貸項
1221 銀行儲蓄 公司註冊資金
100,000
3210 投資金額 公司註冊資金
100,000

那樣你銀行儲蓄帳戶就會有100,000結餘. 如果你不懂會計, 可能不熟悉金額要輸入在借項或貸項. 一個簡單的方法是了解金額是存入銀行或由銀行取出, 如果是存入, 就輸入借項, 取出就輸入在貸項. 因為任可會計記錄帳的借貨金額必須平, 所以其他帳戶的金額就必須和銀行帳對沖, 例如以上傳票, 100,000 是存入銀行, 所以必須輸入在借項, 投資金額就必須輸入在貸項, 等到借貸相平, 就可以儲存 ((其他功能可查看 建立傳票 )), 如下圖 :

(如果貴公司是無限公司, 不用記錄公司註冊資金, 另一個記錄股東投資金額是使用負債頁內的 “股東往來” 記錄, 例如銀行儲蓄借項100,000, 股東往來貸項100,000)

下一個交易就是為你公司購買設備, 你可以用以上方式按科目頁裡的帳戶, 但當你熟習這個系統之後, 可以在帳戶編號欄直接輸入帳戶編號, 當你輸入第一個數字, 科目頁也會自動跳到相對的一頁, 令你更容易輸入這個帳戶編號, 然後按 [Enter] 鍵輸入以下資料:

傳票編號: 2 備註: 購買設備

帳戶編號
帳戶名稱
摘要
借項
貸項
1221 銀行儲蓄
80,000
1222 銀行支票
80,000
1222 銀行支票
20,000
1111 辦公室設備成本
20,000

以上示範把兩個交易記錄在一個傳票裡, 首先在銀行儲蓄轉帳80,000到銀行支票, 然後開20,000支票購買辦公室設備. 你可以留意, 那些金額是存入或取出. (答: 向銀行儲蓄取出 80,000, 存入銀行支票, 在銀行支票取出 20,000, 存入辦公室設備成本)

以下一個交易記錄你購買一些存貨 :

傳票編號: 3 備註 : 購買存貨

帳戶編號
帳戶名稱
摘要
借項
貸項
1222 銀行支票
40,000
1240 存貨
40,000

當你把貨品銷售後, 就會有成本和收入, 如下 :

傳票編號: 4 備註 : 銷售貨品

帳戶編號
帳戶名稱
摘要
借項
貸項
1240 存貨
30,000
5100 貨品成本
30,000
4100 銷售收入
45,000
1222 銀行支票
45,000

月尾要交租了, 有以下交易 :

傳票編號: 5 備註 : 交租

帳戶編號
帳戶名稱
摘要
借項
貸項
1222 銀行支票
10,000
6100 租金
10,000

當你完成以上所有交易, 你可以返回主視窗, 查看 資產負債表損益表 ,

損益表 :

項目
帳戶編號
帳戶名稱
總額
收入 4100
銷售收入
45,000
成本 5100
貨品成本
30,000
毛利
15,000
支出 6100 租金
10,000
營業利益或損失
5,000
淨損益
5,000

資產負債表 :

項目
帳戶編號
帳戶名稱
總額
資產 1111
辦公室設備成本
20,000
1221
銀行儲蓄
20,000
1222
銀行支票
55,000
1240 存貨
10,000
資產總額
105,000
負債總額
0
淨資產 資產總額 – 負債總額
105,000
股本 3210 投資金額
100,000
損益
5000
股本總額
105,000

有了這個系統, 你以後報稅就方便得多了. 損益表幫助你了解公司任可一個時段的收支, 資產負債表幫你了解公司任何一個時間的資產和負債狀況, 有了這個系統, 你可以隨時掌握公司的財務, 令公司的財務更穩健 (其他功能可閱讀相關的說明)

 

當你完成這個示範, 你可以離開系統, 然而把MemAcc.mem檔案刪除 (預設存放在 C:\MemAcc資料夾), 重新開始你公司的帳目. 如果你是使用進銷存版, 可以閱讀 會計系統(進銷存版)示範 , 如果你想為個人或家庭製作財務報表, 可以閱讀 如何製作個人財務報表 一篇文章

 


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