如果你是剛剛創業, 或是中小企業老闆, 不想花費太多金錢僱用一個會計師, 就需要學習這個系統, 自行管理自已的財務. 如果你不懂得會計, 這篇文章和這個程式一定可以幫助你, 使你在很短時間內, 為你自己公司完成資產負債表和損益表, 加深你對財務的認識. 就算你是一個普通的僱員, 這個系統也是非常值得學習, 你也可以為自己或家庭做一個簡單資產負債表和損益表, 管理自己的財務 (可以閱讀如何製作個人財務報表一篇文章) . 如果你還未下載, 可以先下載試用.
(註: 建議你開始時先跟蹤以下步驟輸入學習, 當你完成這個示範, 你可以把MemAcc.mem檔案刪除, 重新開始你公司的帳目.)
當你首次執行這個系統時, 第一個視窗是這個系統的主視窗, 顯示出這系統的主要功能, 這篇文章會把每一個功詳細解釋, 所以你只要跟隨著這裡每一個步驟學習, 很快就學懂如何使用這系統.
按 [科目表設定] 鈕制.
這裡設定你公司的所有會計帳戶, 總共分為八個大科目, 了解這些科目可以令你更容易了解如何記帳:
(1) 資產: 公司所有的資產, 通常再分為固定資產和流動資產, 固定資產是一些較不容易轉化為現金的資產, 例如辦公室設備, 流動資產是一些一年內可以轉化為現金的資產, 如銀行戶口或存貨.
(2) 負債: 公司需要償還的債項, 一年以上的債項叫長期負債, 其他都是流動負債.
(3) 股本: 公司所有的投資金額和累積盈餘.
這三個科目就組成資產負債表.
(4) 收入: 公司營業內的收入.
(5) 成本: 公司經營所需要的直接成本.
營業毛利 = 收入 - 成本
(6) 支出: 公司營業費用.
營業利益或損失 = 營業毛利 - 支出.
(7) 其他收入: 營業外收入, 公司經營以外活動所賺的收入, 例如利息收入.
(8) 其他支出: 營業外支出
淨損益 = 營業利益或損失 + 其他收入 - 其他支出
(4) 至 (8) 科目組成損益表.
明白這八個科目, 使你更容易明白資產負債表和損益表. 沒有任何記帳的時候, 你可以任意設定這些帳戶, 但每個帳戶的帳戶編號必須由科目的數字開始, 例如資產帳戶的編號必須是由 1 開始, 沒有二個帳戶編號是相同.
雖然這個系統沒有限制你設定帳戶的層數, 但建議你最好設定在四層以內, 數字也接著, 方便管理, 例如:
1000 資產 ---> 1100 固定資產 ---> 1110 辦公設備 ---> 1111 辦公室設備成本
你可以根據你公司的業務更改這些帳戶和層數, 例如要在固定資產加入一個子帳戶, 可以先用滑鼠選擇固定資產, 然後按 [加入帳戶] 鈕制, 輸入子帳戶資料, 就可以在固定資產下加多一層子帳戶.
當完成所有帳戶後, 你可以按 [儲存] 儲存更改, 然後返回主視窗. (詳情可查看科目表設定)
就是輸入傳票, 記錄你公司的所有交易. 如果你是舊公司, 已有舊的資產負債表, 你可以建立一個傳票, 根據你的資產負債表, 把每個帳戶的開始數值輸入. 另一個簡單的方法可在科目表設定, 按 [開始值設定] 鈕輸入每一個帳戶的開始值. 如果你是中途使用這系統, 損益表內的帳戶也需要建位一個傳票把每個帳戶的開始數值輸入. 以下例子是假設建立新公司, 首個年度的會計.
在主目錄按 [建立傳票] 鈕制, 開始你公司的第一個交易.
例如你公司剛成立, 也為公司開設一個銀行戶口, 你第一個交易就是把所有股東的股資金額 (公司註冊資金) 存放到這銀行戶口, 當你按[建立傳票] 鈕後, 一個視窗就會顯示, 在視窗的上部份你可以看到八個科目, 你的銀行戶口是在資產的一頁, 你可以用滑鼠連續按銀行儲蓄兩下, 這個銀行帳戶就會自動加入傳票裡, 然後你輸入摘要, 按 [Enter] 鍵, 在借項欄裡輸入存款的金額, 按 [Enter] 鍵, 游標就會跳到下一個記帳, 這時你可以在股本頁裡, 用滑鼠連續按這在投資金額帳戶兩下, 在貸項欄輸入相對的金額, 令總借項和總貸項金額相等, 就可以按 [儲存] 鈕制儲存這個交易, 例如:
傳票編號: 1 備註: 公司註冊資金
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帳戶編號
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帳戶名稱
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摘要
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借項
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貸項
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| 1221 | 銀行儲蓄 | 公司註冊資金 |
100,000
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| 3210 | 投資金額 | 公司註冊資金 |
100,000
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那樣你銀行儲蓄帳戶就會有100,000結餘. 如果你不懂會計, 可能不熟悉金額要輸入在借項或貸項. 一個簡單的方法是了解金額是存入銀行或由銀行取出, 如果是存入, 就輸入借項, 取出就輸入在貸項. 因為任可會計記錄帳的借貨金額必須平, 所以其他帳戶的金額就必須和銀行帳對沖, 例如以上傳票, 100,000 是存入銀行, 所以必須輸入在借項, 投資金額就必須輸入在貸項, 等到借貸相平, 就可以儲存 ((其他功能可查看建立傳票)), 如下圖:
(如果貴公司是無限公司, 不用記錄公司註冊資金, 另一個記錄股東投資金額是使用負債頁內的 "股東往來" 記錄, 例如銀行儲蓄借項100,000, 股東往來貸項100,000)
下一個交易就是為你公司購買設備, 你可以用以上方式按科目頁裡的帳戶, 但當你熟習這個系統之後, 可以在帳戶編號欄直接輸入帳戶編號, 當你輸入第一個數字, 科目頁也會自動跳到相對的一頁, 令你更容易輸入這個帳戶編號, 然後按 [Enter] 鍵輸入以下資料:
傳票編號: 2 備註: 購買設備
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帳戶編號
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帳戶名稱
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摘要
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借項
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貸項
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| 1221 | 銀行儲蓄 |
80,000
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| 1222 | 銀行支票 |
80,000
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| 1222 | 銀行支票 |
20,000
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| 1111 | 辦公室設備成本 |
20,000
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以上示範把兩個交易記錄在一個傳票裡, 首先在銀行儲蓄轉帳80,000到銀行支票, 然後開20,000支票購買辦公室設備. 你可以留意, 那些金額是存入或取出. (答: 向銀行儲蓄取出 80,000, 存入銀行支票, 在銀行支票取出 20,000, 存入辦公室設備成本)
以下一個交易記錄你購買一些存貨:
傳票編號: 3 備註: 購買存貨
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帳戶編號
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帳戶名稱
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摘要
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借項
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貸項
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| 1222 | 銀行支票 |
40,000
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| 1240 | 存貨 |
40,000
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當你把貨品銷售後, 就會有成本和收入, 如下:
傳票編號: 4 備註: 銷售貨品
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帳戶編號
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帳戶名稱
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摘要
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借項
|
貸項
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| 1240 | 存貨 |
30,000
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| 5100 | 貨品成本 |
30,000
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| 4100 | 銷售收入 |
45,000
|
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| 1222 | 銀行支票 |
45,000
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月尾要交租了, 有以下交易:
傳票編號: 5 備註: 交租
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帳戶編號
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帳戶名稱
|
摘要
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借項
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貸項
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| 1222 | 銀行支票 |
10,000
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| 6100 | 租金 |
10,000
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當你完成以上所有交易, 你可以返回主視窗, 查看資產負債表和損益表,
損益表:
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項目
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帳戶編號
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帳戶名稱
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總額
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| 收入 | 4100 |
銷售收入
|
45,000
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| 成本 | 5100 |
貨品成本
|
30,000
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| 毛利 |
15,000
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| 支出 | 6100 | 租金 |
10,000
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| 營業利益或損失 |
5,000
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| 淨損益 |
5,000
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資產負債表:
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項目
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帳戶編號
|
帳戶名稱
|
總額
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| 資產 | 1111 |
辦公室設備成本
|
20,000
|
| 1221 |
銀行儲蓄
|
20,000
|
|
| 1222 |
銀行支票
|
55,000
|
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| 1240 | 存貨 |
10,000
|
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| 資產總額 |
105,000
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| 負債總額 |
0
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| 淨資產 | 資產總額 - 負債總額 |
105,000
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| 股本 | 3210 | 投資金額 |
100,000
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| 損益 |
5000
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| 股本總額 |
105,000
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有了這個系統, 你以後報稅就方便得多了. 損益表幫助你了解公司任可一個時段的收支, 資產負債表幫你了解公司任何一個時間的資產和負債狀況, 有了這個系統, 你可以隨時掌握公司的財務, 令公司的財務更穩健 (其他功能可閱讀相關的說明).
當你完成這個示範, 你可以離開系統, 然而把MemAcc.mem檔案刪除 (預設存放在 C:\MemAcc資料夾), 重新開始你公司的帳目. 如果你是使用進銷存版, 可以閱讀會計系統(進銷存版)示範. 如果你想為個人或家庭製作財務報表, 可以閱讀如何製作個人財務報表一篇文章.