應收付版或以上的版本才可使用這功能, 總帳版沒有這功能.
在主視窗目錄選擇 [應收帳] -> [收款], 或在主視窗按 [Ctrl+R] 鍵, 再按 [加入] 鈕, 就可以建立一個收款記錄.
類似建立一個傳票 , 傳票編會由系統自動填上. 你可以輸入傳票建立日期和備註, 在 客戶編號 欄輸入客戶編號, 然後按 [Enter] 鍵, 或按 [尋找] 鈕尋找客戶, 用滑鼠連續按客戶兩下選擇, 輸入摘要, 這是應收帳戶的摘要, 然後再按 [Enter] 鍵.
這時你需要輸入收款的各款項 (輸入用哪一個銀行帳戶收款), 如在客戶支付支票, 你會用 1222 銀行存入支票金額 $1,000, 在帳戶編號欄輸入 1222, 按 [Enter], 輸入摘要, 按 [Enter], 輸入金額 $1,000, 再後按 [儲存] 鈕, 就完成了一個收款記錄, 由 "1222 銀行支票" 收取 $1,000. 當你建立了這個收款記錄後, 這客戶的應收總金額就會淢少 $1,000. 這金額也會在即時反映在總帳裡, 你可以到傳票查詢. (註: 在金額內, 你可以輸入 '+', 例如輸入 "123+234" 然後按 [Enter] 鍵, 系統會自動計出 357.)
大部份的收款, 會在資產的科目, 銀行帳戶裡, 所以開始時系統會自動顯出資產頁, 你可以用滑鼠連續按在資產帳戶兩下, 可節省輸入帳戶編號的時間.
直接收款: 如果是直接收款 ( (不經過應收帳, 例如客戶給即時給你支票購買貨品), 可以在選擇客戶後, 選擇 "直收" 選項, 然後在 "收款帳戶" 欄選擇收款帳戶 (在資產頁內的帳戶, 例如 1222 銀行支票), 再在收入頁選擇一個或多個收入帳戶, 輸入摘要和金額就可以. 例如某客戶直接給你支票 $1000 到貴公司支票戶口, 你可以在收款帳戶選擇支票戶口, 然而在收入頁選擇銷售收入, 輸入收款金額, 如下圖:
直接收款不會改變客戶的應收帳款,
在傳票查詢功能裡是無法更改或刪除收款記錄, 如果想執行更改或刪除功能, 可以使用 "更改收款" 功能, 在主視窗目錄選擇 [應收帳] -> [收款] -> [更改] 就可以.
如果是[支票版], 可以列印收據給客戶.
如果每列的闊度太窄, 你可以自行更改.
問: 收款時可否記錄收取那一個發票的應收款項嗎?
答: 為了簡化系統, 收款是用先入先收的方式處理, 例如客戶在 13/4/2003 建立 $1000 應付帳, 在 15/4/2003 建立 $5000
應付帳, 在31/4/2003 付款 $3000, 系統會自動沖銷 31/4/2003 的 $1000 和 15/4/2003 的 $2000. 客戶應付餘額是在
15/4/2003 建立的 $3,000. 所以不能記錄收取那一個發票, 如果需要這功能, 可以試用工程版會計,
或需要本公司度身編寫.